Cabang Komunikasi: Ingat-Mengingati

Allah berfirman dalam Surah al-‘Asr:

“Demi masa! Sesungguhnya manusia berada dalam kerugian. Kecuali (mereka) yang beriman dan beramal soleh. Dan berpesan-pesan kepada kebenaran, dan berpesan-pesan dengan kesabaran.” (103:1-3)

PENTING, TIDAK SEGERA

Salah satu teknik komunikasi yang elok dipraktikkan dalam pengurusan organisasi ialah peringatan (atau “reminder”). Organisasi yang tidak matang menganggap sesetengah teknik mengingatkan ahli kerja, seperti minit mesyuarat, mesej atau emel sebelum mesyuarat, kertas kerja dan jadual guna tenaga, sebagai leceh dan memakan masa. Namun sebenarnya aktiviti-aktiviti kecil ini mempunyai impak besar kepada komunikasi organisasi dan menjimatkan masa gerak kerja dalam tempoh jangka panjang.

Aktiviti-aktiviti kecil yang direkodkan inilah yang akan melahirkan satu sistem yang boleh digunapakai sehingga beberapa generasi dalam satu organisasi. Stephen Covey, penulis buku Seven Habits of Highly Effective People dan First Things First meletakkan aktiviti-aktiviti ini sebagai aktiviti dalam Kuadran Kedua – penting dan tidak segera. Maklumat-maklumat yang direkodkan ini yang kelak akan menjadi satu kayu ukur pencapaian sesebuah organisasi.

MINIT MESYUARAT

Antara contoh kaedah peringatan ialah minit mesyuarat. Minit mesyuarat, walaupun ringkas, mampu menjadi pencetus kepada gerak kerja seterusnya yang dirancang dalam mesyuarat yang berkenaan. Penulis berpandangan, antara ciri minit mesyuarat yang baik ialah mampu menjadi medium komunikasi utama kepada seluruh ahli dalam organisasi. Dalam kata lain, semua persoalan pokok berkenaan perbincangan dan keputusan mesyuarat boleh terus dirujuk daripada minit mesyuarat yang berkaitan. Secara tidak langsung, komunikasi melalui telefon atau sebagainya dapat dikurangkan justeru menjimatkan masa dan tenaga. Ahli jawatankuasa yang terlantik, rujuk minit mesyuarat. Polisi-polisi terbaru jabatan, rujuk minit mesyuarat. Perkembangan gerak kerja, rujuk minit mesyuarat. Pendek kata, seluruh sejarah perjalanan organisasi tersebut boleh ditulis dengan hanya merujuk semua minit mesyuarat yang ada. Sayangnya, penulis melihat, banyak praktik dalam organisasi kini yang terlebih menekankan format minit mesyuarat berbanding isi minit mesyuarat itu sendiri.

SMS & EMEL

Contoh lain praktik ingat-mengingatkan ialah dengan cara menghantar SMS atau emel sebelum mesyuarat. Biasanya peringatan dihantar sehari sebelum mesyuarat diadakan. Praktik ini amat elok dilaksanakan kerana ‘memaksa’ ahli mesyuarat bersiap sedia sekurang-kurangnya sehari sebelum mesyuarat. Aktiviti ini boleh memendekkan masa mesyuarat kerana ahli mesyuarat telah bersedia dengan idea dan laporan mereka dengan bantuan agenda-agenda yang digariskan dalam mesej peringatan tersebut. Sekali lagi, masa dan tenaga dapat dijimatkan.

KAEDAH-KAEDAH LAIN

Kaedah-kaedah lain seperti kertas kerja dan jadual pembahagian guna tenaga turut boleh dilaksanakan dalam organisasi sebagai peringatan kepada ahli-ahlinya. Penulis tidak menafikan bahawa banyak masa perlu diperuntukkan untuk melahirkan satu kertas kerja, atau seumpamanya, yang konkrit dan kalis masa, tempat dan budaya – sistem. Inilah hakikat kerja yang perlu dilakukan untuk melahirkan satu sistem. Secara jangka pendek, sistem melancarkan gerak kerja, meminimakan gangguan komunikasi dan menjimatkan masa. Dari sudut jangka panjang, sistem yang diadakan mampu menjadi asas kepada semua gerak kerja dalam organisasi.

Kata William Blake:

“I must create a system or be enslaved by another mans; I will not reason and compare: my business is to create.”

Setiap perjalanan yang jauh bermula dengan satu langkah.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: